企業の大切な「車」を安全・効率的に管理する「車両管理台帳」とは？

　企業が業務で使用する車は従業員の安全を守る大切な存在です。
しかし、台数が増えれば増えるほど管理は複雑化し、事故やトラブルのリスクも高まります。

そこで活躍するのが、車両管理台帳です。

社有車やレンタカーなど保有形態に関わらず、
業務で使用する車両の使用状況・車両情報・保険情報を記録・管理するためのツールです。

本記事では、車両管理台帳の役割から、記入すべき項目・作成方法などを詳しく解説します。

車両管理台帳とは？
1. 車両管理台帳の必要性
2. 車両管理台帳の作成は義務？
車両管理台帳を自作 or システム導入？
2. 車両管理台帳を活用する際のポイント
まとめ

車両管理台帳とは？

　「車両管理台帳」とは、
車両の情報や使用状況・保険加入状況などを記録・管理するためのツールです。
安全運転と法令遵守の両面から、車両管理を徹底する上で欠かせません。

車両管理台帳の必要性

　車両管理台帳を作成する理由は、主に以下の3つが挙げられます。

リスク管理	ビジネス上、車両を運用する際には安全性と人命の保護が最優先です。車両管理台帳の運用により、車両の安全性が向上し、万が一の事故時にも素早くかつ適切に対処できる体制を整えることができます。
コスト管理	車を運用するには、多岐にわたる費用がかかります。車両管理台帳を作成することで、これらの月々の支出を明確にし効果的な費用管理を行うことができます。
安全運転の徹底	車両点検や整備状況を記録することで、車両の安全性を常に把握し事故リスクを低減します。

車両管理台帳の作成は義務？

　法律上、車両管理台帳の作成を義務付ける規定は存在しません。

ただし、車両の車検切れや自賠責保険切れなどを会社としておらず、
管理体制が整備されていない場合
事故発生時には企業が「悪質」な運営をしていると見なされてしまいます。
また、ドライバーに対する刑罰が重くなる恐れも。
そのため、企業は車両管理台帳を作成し適切な管理を行うことが肝要です。

車両管理台帳の記入項目

　管理しているすべての車両を特定し、適切に管理するため
各車両の本体情報を正確かつ包括的に記入する必要があります。

【車両を特定する主な項目】
自動車メーカー名・車名・車の色
・使用目的
・自動車の登録番号（ナンバープレート）
・自動車の登録日
・自動車の所在地（主に使用される場所）
・自動車の種類やモデル
・自動車の外観
・自動車の寸法（高さ、長さなど）
・乗車定員
・自動車の重量および最大積載量

【購入・廃車に関する主な項目】
・購入日
・購入先の店舗または会社名
・自動車の状態（新車、中古車など）
・購入費用またはリース料
・廃車日またはリース解約日

車両管理台帳：車両の使用状況

　車両の安全性を維持し、トラブルを未然に防ぐためには、
車両の使用状況を詳細に記録することが重要です。

【車検・整備状況】
・車検の期限
・定期点検の内容（実施項目、結果など）
・点検・整備を実施した整備工場名、連絡先
・整備状況（部品交換箇所、費用など）

【事故・修理歴】
・事故が発生した日時
・事故の内容（原因、対象、状況、負傷者情報など）
・事故処理の結果（示談内容、過失割合など）
・修理箇所、修理の原因、修理費用

【使用・管理状況】
・車両の運転者氏名、免許証情報
・車両を使用する部署名
・使用者や管理者の変更履歴（日付、理由など）

加入している保険の情報

車両管理台帳には、車両に加入している保険の情報も必ず記載しましょう。
自賠責保険と任意保険に分け、以下の項目を記入します。

【自賠責保険】
・保険の期間
・保険金額
・保険会社名
・証券番号

【任意保険】
・保険の期間
・保険会社名
・証券番号
・保険代理店名
・保険の内容
・保険契約者名

車両管理台帳を自作 or システム導入？

　車両管理台帳を作成する方法は、大きく分けて2つあります。

エクセルやスプレッドシートで自作

メリット	デメリット
無料で作成可能	作成や更新に時間がかかる
必要な項目を自由にカスタマイズできる	データ管理が煩雑になる可能性がある
比較的簡単な操作で作成できる	複数人で共有する場合、編集時の混乱が生じる可能性がある

車両管理システムを導入

メリット	デメリット
データ入力や更新作業が効率化される	導入費用がかかる
豊富な機能で車両管理をサポート	システムの操作を覚える必要がある
複数人で共有しやすい

どちらの方法を選ぶべき？

　車両台数が少ない場合は、エクセルで自作するのも良いでしょう。
車両台数が多い場合や、より効率的な管理を求める場合は
車両管理システムの導入を検討しましょう。

車両管理台帳を活用する際のポイント

●見やすさ
必要な項目を一覧表にまとめ、必要なときにサッと確認できるようにしましょう。
一目瞭然で状況を把握できるため、管理の手間も大幅に削減できます。

●車検証・自賠責保険も一緒にファイリング
車両管理台帳と合わせて、車検証や自賠責保険のコピーもファイリングしておくと
万が一の事故発生時にも慌てることなく必要な情報を確認できます。

●定期的な更新を忘れずに
車両情報や使用状況は常に変化するため定期的な更新を怠らないようにしましょう。
常に最新の情報に更新しておくことで、管理の精度を高め、リスクを未然に防ぐことができます。

まとめ

　複数台の車両を毎日利用する運送業にとって、車両管理はまさに業務の根幹を支える重要な要素です。

本記事では、
車両管理台帳の重要性や作成方法・作成の際に役立つポイントについて詳しく解説しました。
車両管理台帳を活用することで、膨大な量の車両情報を効率的に管理し、
業務の効率化とリスクの低減を実現することができます。

この情報が、あなたの車両管理業務の改善に役立つ情報となれば幸いです。

筆者の感想

この記事を執筆するにあたり、改めて車両管理台帳の重要性を感じました。車両管理台帳は、事務作業として捉えられがちですが、車両管理台帳は、安全運転と企業の社会的責任を両立するための重要なツールです。この記事を通して、一人でも多くの方が車両管理台帳の重要性を認識し、積極的に活用してくだされば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。